En casi todas las empresas, el conocimiento vive en la cabeza de las dos personas que llevan más tiempo. O en 40 documentos que no se lee nadie. Y cada persona nueva cuesta semanas de preguntas repetidas, siempre las mismas. Hoy te enseño a resolverlo con NotebookLM para empresas: volcamos toda la documentación en un cuaderno con IA, comprobamos que responde a las preguntas típicas de onboarding con cita al documento oficial, y generamos siete materiales listos para usar. Gratis y sin escribir una línea de código.

Antes de nada, un apunte de nombre: la herramienta se ha llamado NotebookLM desde sus inicios, pero desde el 16 de julio de 2026 Google la ha renombrado a Gemini Notebook. Te lo digo para que la busques por el nombre nuevo; todo lo demás sigue en su sitio.

NotebookLM es una herramienta gratuita de Google que funciona como un chat, en plan ChatGPT, con una diferencia que lo cambia todo: en vez de responder desde los datos de entrenamiento del modelo, responde solo desde las fuentes que tú le des al cuaderno. Nada más. Si no está en tus documentos, no te lo cuenta.

Eso tiene dos consecuencias muy prácticas para una empresa:

Y de fuentes acepta casi cualquier cosa: PDFs, Google Docs, conexión con tu Google Drive, vídeos de YouTube, texto plano... cualquier documento que se te ocurra.

Si no tienes los documentos a mano, NotebookLM te los busca. En "Añadir fuentes" tienes Fast Research: le escribes un tema, hace un barrido por la web, te propone fuentes y las importas al cuaderno con un clic. Deep Research va más allá e investiga a fondo.

Yo esto lo uso bastante fuera del caso de hoy: cuando tengo que investigar documentación técnica, junto todos los documentos en un cuaderno y voy preguntando. Se acabó tener ocho pestañas abiertas.

El proceso es más simple de lo que suena: crear un cuaderno y volcar la documentación corporativa. En mi caso, con la documentación de beailabs, subí lo que tiene cualquier manual corporativo:

De propina, puedes personalizar el cuaderno con el logo y la imagen de tu empresa. Y con eso ya tienes la base de conocimiento montada: toda la información de la empresa dentro de un cuaderno al que se le puede preguntar directamente.

Antes de generar nada, toca comprobar que el cuaderno responde bien a las preguntas que hace todo el mundo en su primera semana:

"¿Qué tengo que hacer en mi primer día?" Devuelve toda la información del primer día: reunión de bienvenida, alta en herramientas, contenido esencial que revisar.

"¿Qué se espera de mí en el primer mes?" La pregunta que todos nos hacemos al entrar en una empresa nueva y pocos se atreven a formular en voz alta. El cuaderno devuelve el plan detallado de expectativas, semana a semana.

"¿Cómo pido vacaciones?" La típica duda que vive enterrada en conversaciones perdidas de Slack. Aquí sale con todo: dónde solicitarlo, la antelación mínima y quién aprueba.

Todas las preguntas respondidas sin molestar a ningún compañero ni quitarle tiempo de trabajo a nadie. Eso, multiplicado por cada persona que entra, es muchísima eficiencia recuperada.

Y ahora la parte fuerte: el estudio de NotebookLM genera materiales desde tus fuentes. Un detalle importante antes de empezar, porque aquí está la diferencia entre resultados genéricos y resultados útiles: en todas las opciones del estudio aparece una ventana para personalizar la petición. No la dejes vacía. En cada material te dejo la descripción que usé yo.

El típico vídeo corporativo que te ponen nada más llegar: "mírate esto". Solo que este no lo ha grabado nadie. Eliges el formato (explicativo o breve) y el estilo visual: pizarra, kawaii, anime, acuarela, dibujo retro... Yo usé el estilo pizarra.

Mi descripción: "Vídeo de presentación que muestre qué hacemos, para quién, cómo está organizado el equipo y cuáles son los tres procesos principales."

El resultado es una locura: ilustraciones generadas para acompañar la voz, con un nivel creativo que no esperas de una herramienta gratuita. Y todo sale de las fuentes de tu propia empresa.

Sirve para ver toda la empresa de un vistazo. Mi descripción: "Organiza el conocimiento en tres ramas: procesos, herramientas y políticas."

Devuelve un esquema clicable de los tres pilares de la compañía, con el que puedes bajar al detalle de cada rama. Para alguien que acaba de llegar, ubicarse así en su nueva empresa es oro.

Todo equipo tiene idioma propio, y la persona nueva no lo habla. Mi descripción: "Tarjetas con términos internos y herramientas que alguien nuevo no conoce."

El resultado es una gamificación del aprendizaje interno: te muestra el término, clicas para ver la definición, y marcas si la sabías o no.

Le pides número de preguntas, nivel de dificultad y el tema. Mi descripción: "Diez preguntas para comprobar que alguien nuevo ha entendido los procesos clave tras su primera semana."

Preguntas tipo test con pistas y explicación de cada respuesta. Esto sustituye a la típica reunión de 30 minutos de "a ver si te estás enterando de todo".

Una chuleta visual de la primera semana. Mi descripción: "Infografía de la primera semana de una persona nueva." Se la mandas el día antes de empezar y llega sabiendo qué le espera.

Puede ser una presentación detallada para leer o diapositivas para acompañarte en una reunión. Mi descripción: "Kit de bienvenida en ocho diapositivas: quiénes somos, cómo trabajamos, herramientas y primera semana."

Salen ocho diapositivas sorprendentemente profesionales y visuales. Y lo mejor: puedes pedirle cambios diapositiva a diapositiva, exportarlo como PDF o como PowerPoint, o presentar directamente desde ahí.

El resumen de audio es el material que me sorprendió por encima de todo lo que esperaba. Puedes elegir formato: información detallada, modo debate, crítica...

Mi descripción: "Episodio de bienvenida para alguien que empieza mañana. Cubre cómo trabajamos, las tres herramientas clave, cómo pedir ayuda y qué se espera la primera semana. Tono cercano y cero corporativismo."

El resultado son dos voces naturalísimas manteniendo una conversación fluida sobre tu empresa, como un podcast profesional. Imagina a la persona nueva escuchándolo con los cascos mientras hace otras cosas: no es la típica formación pesada, es una conversación. Y así el conocimiento se asienta mucho mejor.

Para implementarlo en tu empresa te interesa saber qué incluye el plan gratuito:

Con 100 cuadernos por usuario, en vez de un cuaderno genérico puedes montar uno por departamento. Y salvo que hables de una empresa enorme con miles de empleados, el plan estándar va bastante bien.

Un extra si trabajáis con Google Workspace: los cuadernos se comparten con el resto del equipo desde el propio botón de compartir, y todos acceden al mismo cuaderno que tú.

Y una advertencia importante: todos los documentos se suben a los servidores de Google. La información sensible, siempre fuera.

Para centralizar el conocimiento de una empresa, esta es la herramienta que mejor me ha funcionado: es sencilla a nivel técnico, fácil de usar, y los recursos que genera te costarían cientos de euros al mes en otras plataformas.

Eso sí, con dos condiciones que marcan la diferencia entre una base de conocimiento útil y una peligrosa:

Ahora te toca a ti. Piensa las tres preguntas repetitivas que hace todo el mundo que entra nuevo en tu empresa, monta tu cuaderno con los documentos que las responden, y pruébalo con tu equipo.

En el vídeo te enseño todo el proceso en pantalla, con las demos completas de cada material y el podcast sonando (merece la pena oírlo):

¿Cuáles son las tres preguntas que más se repiten en tu empresa? Cuéntamelo en los comentarios.